Planowanie i zarządzanie zasobami na podstawie case study Spółdzielni Mieszkaniowej Lazurowa w Warszawie.

Potrzeba/ cel:

Stworzenie dla SM Lazurowa wirtualnej spółdzielni, dzięki której mieszkańcy osiedla mają z poziomu telefonu lub komputera stały dostęp do ważnych informacji i komunikatów spółdzielni, aktualności dotyczących awarii, dokumentów wymaganych dla załatwienia określonej sprawy w spółdzielni, płatności. Stworzenie dwutorowej komunikacji między administratorami spółdzielni a mieszkańcami, dzięki której mieszkańcy mają możliwość zgłaszania awarii, sprawdzenia statusu spraw, kontaktu z określonymi działami spółdzielni, dostęp do danych rozliczeniowych.

Rozwiązanie:

Stworzenie platformy dostępnej tylko dla mieszkańców będących właścicielami mieszkań i administratorów spółdzielni. Platforma jest wirtualną tablicą ogłoszeń, zbiorem dokumentów dostępnych do pobrania w wersji pdf, najszybszą formą kontaktu na linii mieszkaniec – pracownik spółdzielni. Rejestracja na platformie Spółdzielni umożliwia stały dostęp do najważniejszych informacji dla mieszkańców, otrzymywania najświeższych komunikatów dotyczących spraw mieszkańca, dostęp do dokumentów i rozliczeń. Wszystko w jednym miejscu, bez konieczności wizyty w oddziale.
Wykorzystane moduły IPLATFORM:

  • Użytkownicy – moduł, w którym w jednej bazie zgromadzeni są wszyscy użytkownicy – mieszkańcy i administratorzy spółdzielni; mieszkaniec rejestrujący się na platformie jest weryfikowany przez administratora spółdzielni na podstawie określonych danych, by dostęp do platformy zagwarantować tylko właścicielom lokali (weryfikując ich np. przez podanie numeru księgi wieczystej), a dane użytkowników i spółdzielni bezpieczne; z poziomu użytkowników możemy sprawdzić dane użytkownika, historię aktywności w programie etc. oraz zarządzać profilem użytkownika (umożliwić mu dołączenie do platformy, zablokować, zresetować hasło),
  • Role użytkowników – moduł umożliwiający rozdział ról w organizacji i platformie, i przypisanie im konkretnych funkcjonalności, np. rozpatrywanie zgłoszeń o awariach,
  • Grupy użytkowników – moduł grupujący użytkowników według określonych wartości, np. mieszkaniec, pracownik, zalogowany po raz pierwszy, nieaktywny, etc.; dzięki stworzeniu dedykowanych grup, w następnej kolejności możemy w łatwy sposób docierać z wybraną komunikacją do określonych grup,
  • Komunikacja – intuicyjny, przejrzysty proces zarządzania komunikacją mail i sms kierowaną do użytkowników platformy; moduł komunikacji pozwala na tworzenie szablonów (mail, sms) planowanie wysyłki, wybór grupy odbiorców, weryfikację historii wysyłek, raportowanie,
  • Kontakt – moduł, w którym tworzone są formularze kontaktowe dedykowane konkretnej sprawie i przypisane konkretnemu administratorowi do rozpatrzenia i kontaktu zwrotnego,
  • Raporty – moduł umożliwiający tworzenie raportów w pliku CSV; administrator platformy może tworzyć raporty użytkowników, komunikacji, aktywności, logowań, udziału w wydarzeniach, komentarzy pod wybranymi informacjami, zgłoszeń do spółdzielni etc.,
  • Aktualności – moduł wyświetlany w głównym miejscu na platformie, w którym publikowane są najważniejsze i najświeższe informacje dotyczące spółdzielni i mieszkańców,
  • Informacje – moduł, w którym zebrane są istotne dla mieszkańca informacje o spółdzielni, planowanych inwestycjach, rezerwacji nowych lokali, wydarzeniach etc., z możliwością wypełnienia formularzy zgłoszeniowych, zgłoszenia udziału w wydarzeniu,
  • E-wnioski – moduł, z poziomu którego mieszkańcy mogą złożyć wnioski do spółdzielni niewymagające odręcznego podpisu,
  • Ankiety – moduł pozwalający na tworzenie dowolnych ankiet, np. badających poziom zadowolenia mieszkańców, dotyczący kwestii środowiska czy odnawialnych źródeł energii, odpowiedzi na dotychczasowe działania i sugestie zmian, etc.,
  • Dokumenty spółdzielni – moduł, w którym w jednym miejscu zebrane są dokumenty spółdzielni dedykowane mieszkańcom, z możliwością pobrania w pliku pdf; dzięki grupom użytkowników, konkretne dokumenty udostępnianie są tylko wybranym odbiorcom (np. mieszkańcom tylko wybranego osiedle); są to także dokumenty, które wymagają odręcznego podpisu, ale dzięki możliwości ich pobrania, mieszkańcy wypełniają je w domu i jedynie dostarczają do spółdzielni,
  • Reklama – moduł umożliwiający wstawianie płatnych lub bezpłatnych reklam w postaci banerów, widocznych w postaci slajdera lub banerów ułożonych jeden pod drugim,
  • Wydarzenia – moduł, w którym tworzymy i weryfikujemy wydarzenia; wydarzenia mogą wymagać zapisów lub nie; uczestnikom może być generowany kod QR, na podstawie którego „wpuszczamy” użytkowników na wydarzenie i weryfikujemy ile osób wzięło udział w inicjatywie, możemy nie generować kodu, a jedynie listę uczestników w formacie xlsx., raportować poziom zainteresowania wydarzeniem i faktycznego uczestnictwa,
  • Znajdź wykonawcę – moduł, z poziomu którego użytkownicy mogą wyszukać i znaleźć dane kontaktowe do wykonawców kluczowych z punktu widzenia mieszkańca bloku – elektryków, hydraulików, serwisu RTV i AGD, projektantów wnętrz, firm sprzątających etc.; dzięki temu modułowi, użytkownik z poziomu jednej aplikacji ma dostęp do wyszukiwarki wykonawców, bez konieczności korzystania z innych stron czy przeglądarki.

    Najważniejsze dane:
    <48h na uruchomienie platformy i formularza rejestracyjnego.
    Utworzenie modułu umożliwiającego znalezienie wykonawcy, bez konieczności korzystania z zewnętrznych stron.
    Nielimitowana liczba komunikatów push i mail.

CASE STUDIES

Poznaj nas lepiej!